A importância do controle financeiro para clínica odontológica
O controle financeiro para consultório e clínica odontológica é uma das tarefas mais importantes para o gestor, exigindo conhecimento por parte do empresário para que o negócio possa ter lucratividade suficiente para os pagamentos de todas as contas e novos investimentos. Engana-se quem pensa que para o controle financeiro basta conferir apenas o saldo de caixa, constatando que o negócio está oferecendo resultados. Seja um pequeno consultório ou uma clínica odontológica de grande porte, o movimento financeiro é de suma importância para garantir a boa gestão da empresa. Com um controle financeiro efetivo, é possível planejar novos investimentos e oferecer novos serviços que permitam maior fluxo de clientes e, consequentemente, maior produtividade. Para um dentista empreendedor administrar sua clínica ou consultório com tranquilidade é necessário conseguir equilibrar todas as suas tarefas do dia-dia, e isso é praticamente impossível quando existe tantas questões administrativas financeiras e pacientes a serem atendidos. Esse talvez seja o seu principal desafio: administrar o seu tempo e ainda se preocupar com o que é gasto e o que é recebido. Pode até parece difícil, mas não é uma tarefa impossível. A seguir os principais erros na administração financeira da sua clínica odontológica: Misturar contas pessoais com a empresa Em um consultório ou clínica, onde o gestor é o principal profissional, misturar as contas pessoais com as contas do negócio é um erro. O ponto essencial é entender que a empresa é uma coisa e o empresário é outra. É preciso possuir suas contas pessoais e mantê-las de forma independente. Uma boa estratégia para manter o controle é estabelecer um valor de retirada, que seja suficiente para pagar as contas pessoais, colocando essa retirada como uma despesa para a empresa para a sua clínica odontológica e seu consultório ter sucesso. Com o acompanhamento contínuo e efetivo é possível identificar falhas de processo ou dividas entrando em ação antes que o problema se torne grave ou irrevogável. Como são muitos os caminhos de saída, torna-se inviável acompanhá-los de forma manual. Ou seja, a sistematização do processo é a forma mais eficiente de conciliar informações de forma macro e detalhada os indicadores financeiros. Não registrar todas as operações realizadas O registro de operações ajuda a manter o controle sobre a companhia. Somente assim será possível saber se o departamento de compras precisa adquirir mais unidades de determinado produto, o quanto de dinheiro entrou no caixa, o quanto saiu para pagar contas, quantos clientes foram atendidos, qual foi o volume de operações em determinado dia, mês ou ano e etc. Não atualizar o fluxo de caixa O fluxo de caixa contém o registro de todas as transações financeiras realizadas na clínica, como contas a pagar e a receber. Por isso, é extremamente importante que o dentista o mantenha atualizado. Com um fluxo de caixa atualizado é possível verificar se a clínica está sendo rentável. Caso você esteja obtendo prejuízos é o momento de traçar novas metas e fazer um plano de ação. Nenhum negócio sobrevive baseado em perdas! Se você possui dificuldades em lidar com as contas, opte por um software de gestão ele fará todos os cálculos necessários e lhe mostrará qual o lucro ou o prejuízo da sua clínica. Além disso, é mais fácil atualizar os dados nesse sistema. Não estabelecer um valor fixo de pró-labore Defina um valor fixo de pró-labore para cada um dos sócios, inclusive para você. Esse valor pode ser igual para todos ou proporcional ao capital que cada um aplicou na abertura da empresa. Monitorar essa remuneração evita distorções na companhia e brigas entre os sócios. Não fazer um demonstrativo de resultados Um bom demonstrativo consegue fornecer aos sócios um diagnóstico completo dos processos da companhia, incluindo os custos e as receitas além de indicar se a empresa é lucrativa, o demonstrativo te ajuda a entender o porquê. Sem uma análise correta do planejamento financeiro fica difícil prosperar. Ou seja ter um sistema de gestão financeira é essencial para garantir os lucros! Um dos principais profissionais que pode auxiliar a gestão financeira da sua clínica é o contador, profissional que orienta sobre todas as dúvidas financeiras-administrativas da empresa, sendo ele o responsável pela legalização do estabelecimento junto aos órgãos de fiscalização e controle, além de direcionar questões tributárias, trabalhistas e fiscais. Precisando de ajuda entre em contato conosco.
Gestão do tempo para profissionais da saúde
Provavelmente você já deve ter pensado como seria bom ter mais horas no dia para conseguir realizar todas as atividades no trabalho. Afinal, são tantas consultas, reuniões e tarefas administrativas a serem executadas, que o seu tempo é consumido rapidamente. Mas, o segredo para realizar suas tarefas sem atrasos, é a Gestão do Tempo. Profissionais da área da saúde podem descomplicar sua rotina, melhorar a sua produtividade e manter sua agenda em dia com estas dicas essenciais para gerir o tempo. Mas, o que é Gestão do tempo? A gestão do tempo é o processo de organizar e planejar seu tempo para realizar suas atividades. Assim, você pode concluir mais tarefas em menos tempo, sem prejudicar a qualidade do seu trabalho e ainda evita o estresse gerado pelo acúmulo de demandas atrasadas. Mais do que melhorar sua produtividade no trabalho, a gestão de tempo ainda influencia na qualidade da sua vida pessoal, pois permite que você gerencie melhor o seu tempo, garantindo as horas livres de lazer e de compromissos pessoais. Afinal, muitas pessoas acabam levando pra casa algumas atividades que deveriam ser feitas no trabalho, já que encontram dificuldades para gerenciar suas demandas diárias. E aprendendo a gerenciar seu tempo da forma correta, esse problema não existirá mais. Por onde começar? Saber administrar seu tempo é um dos maiores desafios dos profissionais da área da saúde. Com uma rotina diferenciada, nenhum dia é igual ao outro nesse segmento. Então, é preciso ter muita organização para fazer a sua gestão do tempo de forma eficiente. Em primeiro lugar, é preciso perceber como você realiza suas tarefas atualmente. Perceba como passar o dia todo cheio de tarefas de diferentes prioridades, fará com que você tenha pouco rendimento em seu trabalho. É preciso organizar as atividades para concluir mais itens em menos tempo. Para isso é preciso: – Listar e organizar as tarefas por ordem de prioridade; – Ter foco nos seus objetivos; – Criar metas viáveis e mensuráveis; – Evitar a procrastinação; – Criar e seguir seu planejamento. Organize sua agenda A agenda é uma das melhores amigas do profissional de saúde. Afinal, é onde você organiza seus horários e programa os seus dias, listando cada atendimento ou atividade a ser cumprida. Todas as alterações de e datas devem ser registradas, assim como o tempo médio de cada item, evitando assim problemas que impactem na rotatividade da clínica. Identifique as prioridades A base da gestão de tempo é identificar as tarefas que são mais importantes. Analise os resultados da finalização de cada atividade para entender quais são mais importantes. E então coloque-as em primeiro lugar na sua agenda. Não inicie novas atividades antes terminar a atual Começar algo e não terminar pode ser um dos piores hábitos dos profissionais. Pois, deixar as coisas para depois, fará com que o seu trabalho se acumule, gerando mais estresse e dificultando a finalização das suas tarefas. Então, termine tudo que você começou a fazer, independente de ser uma atividade simples ou complexa. Exercite sua força de vontade. Tenha foco. Planeje pausas Emendar um atendimento no outro, pode não ser uma boa ideia. Planejar os intervalos é essencial para a saúde mental dos colaboradores e também para a qualidade do trabalho e atendimento. Pausas para descanso contribuem para a disposição da equipe e consequentemente para o melhor aproveitamento do tempo. Além disso, o intervalo entre as consultas permite lidar com adversidades, como o atraso de colaboradores ou pacientes, sem que isso gere um grande transtorno. Gostou das dicas? Para ter ainda mais tempo para cuidar da sua clínica, conte com a assessoria trabalhista, fiscal e contábil da Gomide. Entre em contato com a gente e saiba mais.
NF-e 4.0: mudanças da nota fiscal eletrônica
Muitas pessoas já ouviram falar mas ainda não sabem exatamente o que muda com a NF-e 4.0 e as novas regulamentações preconizadas pelo Governo Federal para este ano. Por isso, vamos esclarecer as principais dúvidas sobre a Nota Fiscal Eletrônica. Quais são as principais mudanças da NF-e 4.0? Dentre as mudanças está a adoção do protocolo TLS 1.2 ou superior. Pois, a partir dessa versão, o protocolo SSL não será mais o padrão na comunicação, como era até então. Essa medida proporciona mais segurança para as empresas. Quanto a alguns campos da nota, tivemos as alterações a seguir: Campo indicador de presença – adequando-se à nova realidade do comércio, foi adicionada a opção “Operação presencial, fora do estabelecimento”, que diz respeito a vendas ambulantes; Campos relativos ao Fundo de Combate à Pobreza – o novo layout da NF-e irá identificar o valor referente ao percentual de ICMS (conforme o Art. 82 do ADCT da Constituição Federal) nas operações internas ou nas operações interestaduais com substituições tributárias, não atendidas pelos campos criados no Grupo de Tributação do ICMS para a UF de destino; Campo “Grupo Total da NF-e”: será informado o valor total do Impostos sobre Produtos Industrializados (IPI); Grupo “Rastreabilidade de produto” – permitirá rastrear produtos sujeitos a regulações sanitárias, como remédios, bebidas, produtos veterinários e odontológicos. É necessário constar informações de lote e data de fabricação, então os controles de compras e estoques das empresas também deverão conter essas informações; Campo de “Medicamento” – área para informar o código de produto da Agência Nacional de Vigilância Sanitária (ANVISA) para remédios e matérias-primas farmacêuticas. Grupo X -Informações do Transporte da NF-e – alterado para a inclusão de novas modalidades de frete, como o Transporte Próprio por Conta do Remetente e o Transporte Próprio por Conta do Destinatário; Por que mudou a versão da NF-e? O principal objetivo da mudança da Nota Fiscal Eletrônica é facilitar os processos fiscais para as empresas e também para a Secretaria de Fazenda. E com as constantes alterações da SEFAZ há a necessidade da atualização na versão nacional da NF-e, seja para incluir novos cálculos, novos campos ou ainda, adequar-se às mudanças legais. Geralmente essas mudanças ocorrem a cada 1 ou 2 anos, porém a última revisão foi feita em 2014, com a versão 3.1. Quando começam a valer as mudanças? As novidades já estão em vigor, entretanto algumas ainda não são obrigatórias. O ambiente de homologação para testes já está aberto. E a partir de 2 de julho de 2018 a versão 3.10 da NF-e será descontinuada e não será mais possível emitir notas fora do padrão. Preencher incorretamente a nota fará com que ela seja rejeitada, podendo causar problemas para a empresa. Para conferir todos os detalhes da mudança da NF-e 4.0 acesse a Nota Técnica 2016.002 – v 1.20 (atualizada em 31/05/2017) clicando aqui. E para contar com a nossa equipe para uma assessoria contábil profissional e experiente, entre em contato. Receba uma proposta personalizada para a sua empresa.
Características de uma gestão eficiente na área da saúde
Médicos e demais profissionais de saúde que decidem atuar em seu próprio consultório, precisam organizar e executar uma série de tarefas administrativas para manter a empresa sempre em dia com todas as responsabilidades. Mas, como saber se você está fazendo uma boa gestão? Algumas características são essenciais para uma gestão eficiente na área da saúde. Por isso, vamos ajudar você a identificá-las, para aplicar na sua clínica ou consultório. Gestão de processos Um bom gestor deve manter os processos do seu consultório organizado. Para isso, é necessário mapear as funções de cada colaborador e entender de que forma essas atividades interagem entre si. Assim, você saberá tudo que é feito dentro da empresa, poderá propor melhorias e criar fluxos eficientes, para garantir que o atendimento aos seus pacientes seja realizado com qualidade desde o primeiro contato com a clínica. Organização e flexibilidade Assim como em outras áreas que atuam com pessoas, na área da saúde também é essencial que os profissionais tenham flexibilidade, para solucionar problemas e saber como lidar com desafios do dia a dia. Mantenha a organização para ter foco nas metas, mas tenha conciência que mudanças são necessárias em certos momentos. E isso pode ocorrer em qualquer setor da clínica. Por isso, um bom gestor deve acompanhar sempre a rotina de todos. Tecnologias Cada vez mais presente no dia a dia de todos, a tecnologia também é uma grande aliada da gestão na área da saúde. Afinal, são diversas tarefas, pessoas e processos para organizar. E registrar tudo em ferramentas digitais vai ajudar você a poupar tempo e reduzir custos de operação, além de gerar informações importantes para lhe auxiliar na tomada de decisão. Pesquise softwares ou sistemas online que armazenem informações, gerem relatórios e alertas para ajudar você no dia a dia da clínica. Capacitação da equipe Além de contar com profissionais experientes, é essencial mantê-los atualizados quanto aos sistemas e processos implantados na clínica ou consultório. Afinal, se os recursos não forem utilizados corretamente, terá efeito contrário. Ao invés de facilitar a rotina da equipe, irá atrasar os procedimentos e gerar desconforto dos profissionais. Sua clínica ou consultório tem essas características? Faça uma análise interna e avalie o que precisa ser aprimorado. Com uma gestão eficiente na área da saúde, você garante a harmonia na empresa e a qualidade dos processos, facilitando a resolução de problemas que podem surgir a qualquer momento. Quer saber mais e contar com uma equipe de contabilidade experiente e especializada na área da saúde para acompanhar você e sua empresa? Entre em contato com a gente e solicite um orçamento personalizado.
Dicas de gestão contábil e financeira para odontologistas
Odontologistas se dedicam diariamente a cuidar da saúde bucal dos seus pacientes. Mas, também cuida da saúde financeira do seu consultório? Sabemos que administrar uma empresa não é simples. Por isso, separamos algumas dicas de gestão contábil e financeira para te ajudar nessa tarefa. Pra começar, uma dica que pode parecer óbvia, mas muitos gestores não aplicam na prática: separe as contas pessoais das contas do consultório. Quando você mistura suas finanças com as da empresa, não poderá saber qual a real situação de nenhuma das partes. Além disso, você pode correr o risco de cair na malha fina da Receita Federal que, cada vez mais, desenvolve mecanismos avançados para monitorar as movimentações de CPF e CNPJ. E os saques, pagamentos de contas pessoais com a conta bancária da empresa e outras atividades fora do padrão empresarial que não são registradas pela contabilidade, podem chamar a atenção do Fisco e gerar um grande transtorno. Então para evitar estes problemas, separe suas contas. Você também precisa saber qual o custo real da empresa. Para isso, mantenha um registro rigoroso de todas as movimentações financeiras do consultório. Faça uma lista com todas as despesas fixas, como aluguel, telefone, internet, luz, água, salários de funcionários, e com os custos variáveis, como materiais, manutenção de equipamentos e despesas do dia a dia, que podem parecer irrelevantes, mas não são. Registre tudo. Dessa forma, você saberá quanto custa manter o consultório, prevendo gastos dos meses futuros. Também fique atento aos seus recebimentos. Mantenha uma relação completa e atualizada de todo os valores recebidos. Regime tributário Outro ponto importante para a saúde financeira da sua empresa é escolher o regime tributário adequado ao seu perfil, evitando pagar mais impostos do que deveria. A escolha do tipo de empresa e forma de tributação são pontos essenciais para reduzir sua carga tributária e por isso você deve contar com um escritório contábil especializado para odontologistas, para auxiliá-lo nessas escolhas. Falando na importância do contador para a sua empresa, vale destacar que ele é responsável por gerar e declarar informações sobre o patrimônio e movimentações da empresa, relatando a situação financeira da sua empresa. Portanto, seu escritório contábil não irá apenas apurar os impostos e gerar guias de recolhimento para você realizar os pagamentos de tributos. É essencial enviar todas as informações solicitadas pelo seu contador, de forma transparente, para que sua contabilidade seja bem sucedida. Sabemos que a legislação tributária brasileira é complexa e burocrática, por isso, sempre que tiver alguma dúvida, esclareça as informações com seu contador. Conte sempre com um escritório contábil experiente e objetivo, que tire suas dúvidas e mantenha você tranquilo quanto à gestão fiscal, tributária e trabalhista da sua empresa. Quer uma proposta personalizada para odontologistas? Envie uma mensagem para abrir seu consultório ou transferi-lo para a Gomide Contabilidade.
O que é preciso para registrar seu consultório ou clínica médica?
Muitos médicos, odontologistas e outros profissionais da saúde buscam a nossa equipe para entender melhor e realizar o processo de formalização de uma clínica médica. Por isso, vamos mostrar aqui pra você quais são os principais pontos para registrar seu estabelecimento. Assim como nos demais segmentos, o processo de abertura do negócio se dá com a definição das atividades, elaboração do Contrato Social, definição do regime tributário, inscrição do CNPJ e Inscrição Estadual. Porém, além das etapas tradicionais da abertura da empresa, a clínica médica ou consultório também precisa providenciar outros documentos, como: – Alvará da vigilância sanitária (CMVS); – Cadastro Nacional de Estabelecimento de Saúde – CNES; – LIMPURB. Para realizar o registro na Vigilância Sanitária e receber seu alvará, como pessoa jurídica, será necessário o CNPJ e o Contrato Social. Esse alvará é exigido para todos os profissionais da área da saúde que possuam um estabelecimento para atendimento. Já o Cadastro Nacional de Estabelecimento de Saúde (CNES) é um documento exigido para que os médicos se credenciam aos convênios, conforme as leis e regras da ANS. E o LIMPURB é o documento sobre a coleta de resíduos para estabelecimentos de saúde. Além desses documentos específicos da área da saúde, há também o alvará de funcionamento e o alvará dos bombeiros que, assim como em outros segmentos, também são necessário para iniciar suas atividades. A autorização de funcionamento do Corpo de Bombeiros determina as regras segurança contra incêndios. E para emitir esse documento para o seu estabelecimento jurídico é necessário o CNPJ e alvará de funcionamento, além de precisar estar em dia com seu CRM. A fiscalização é constante e bastante rigorosa em clínicas e consultórios médicos, então mantenha sua documentação sempre em dia. Afinal, caso o fiscal vá até seu estabelecimento e você não tenha esses documentos, terá de arcar com multas, que podem prejudicar seu caixa. Também é importante destacar que os profissionais devem estar devidamente registrados nos órgãos de classe. Deixe sua mensagem para enviarmos uma proposta de formalização da sua clínica médica para você contar com todo o profissionalismo e experiência da nossa equipe nesse processo.
Como manter uma boa gestão da sua clínica médica
A rotina de uma clínica médica é bastante agitada, com muitas urgências e desafios. Por isso, é preciso que a gestão da sua clínica seja dinâmica e organizada, para acompanhar esse ritmo, sem gerar problemas que possam prejudicar seu desempenho. Não há uma regra ou uma fórmula mágica de boa gestão que funcione para todas as empresas, porém há algumas dicas que podem otimizar seu tempo e ajudar na gestão da sua clínica médica, que todos os empresários da área da saúde deveriam considerar. Então confira 3 dicas de ouro abaixo e avalie o que você tem feito e o que ainda deve melhorar na sua clínica médica: 1 – Modernização: É preciso sempre observar se seus processos estão defasados. A tecnologia tem sido uma grande aliada das clínicas. Sistemas informatizados reúnem as informações de clientes em um só lugar, assim como os sistemas financeiros e fiscais podem organizar suas rotinas administrativas, reduzindo a margem de erros. Além disso, como é feito o contato com seu cliente? As mensagens de texto e até mesmo aplicativos podem agilizar confirmação de consultas, por exemplo. Avalie onde a tecnologia pode ajudar você a modernizar sua clínica, otimizar seu tempo e reduzir erros. 2 – Prontuários médicos: Sabemos que a lei exige que os prontuários de seus pacientes sejam arquivados por 20 anos, no mínimo. Por isso, uma boa alternativa é investir no Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP), que soluciona o problema do grande volume físico de arquivos e ainda armazena esses documentos com muito mais segurança e praticidade. E é válido lembrar que, se for investir nesse sistema, é importante verificar se ele já possui a opção de armazenamento legal, ou seja, que pode substituir a documentação impressa que você já possui por versões digitalizadas. 3 – Faltas e desistências dos pacientes: Quando um paciente falta ou desiste da consulta, afeta diretamente as finanças da empresa, além de atrapalhar toda a agenda médica. Por isso, você pode aproveitar algumas estratégias para evitar esse problema. Novamente nesse ponto a tecnologia pode ajudar bastante. Utilizando meios digitais de comunicação, como emails, mensagens de texto ou notificações em aplicativos, para lembrar horários de consultas e exames, é possível reduzir em até 70% o absenteísmo nas clínicas, conforme informações do ClinicWeb. Está pronto para aplicar essas 3 dicas na gestão da sua clínica médica? Analise cada ponto e compare resultados para entender organizar seu consultório e crescer sem riscos. E para a gestão trabalhista, contábil e fiscal, entre em contato com a gente e conte com a nossa equipe especializada no seu segmento.
Menos impostos para os médicos: Novo Simples Nacional
Os Médicos e demais profissionais da área da saúde, obtiveram uma grande conquista, através da aprovação da Lei Complementar nº 155/2016, publicada no Diário Oficial, que modifica o limite de enquadramento pelo Simples Nacional. Esta Lei beneficia diretamente aos médicos, que terão sua tributação reduzida em 6% e a elevação do teto do faturamento anual, que passa de 3,6 milhões para 4,8 milhões. Os tributos representam uma boa parcela dos custos da empresa, e ter um planejamento eficaz é chave do sucesso, para as empresas que desejam obter melhores resultados. O planejamento tributário para uma empresa, deve ser criterioso e levar em consideração os aspectos positivos e negativos e o impacto que irá causar, através do modelo de tributo escolhido. O Simples Nacional é um sistema que reúne os tributos federais, estaduais e municipais em um único documento, reduzindo a carga tributária e beneficiando aos que nele se enquadram e além da alteração dos valores do faturamento anual. Também, tem outros benefícios que podemos ressaltar, são eles: O valor do limite para os microempreendedores individuais, passou de R$ 60 mil à 81 mil ao ano; A queda da alíquota do imposto de 20 para 6; E o aumento dos prazos de parcelamento que sai de 60 para 120 meses e com redução de multas e juros. Vale ressaltar, que todas essas mudanças que foram aprovadas, só passam a valer em 1º de janeiro de 2018, onde entrarão no Simples Nacional, pagando um tributo unificado, desde que a relação entre folhas de salários e receita bruta seja maior que 28%. Lembrando que os profissionais da área da saúde, devem se preparar e contar com a ajuda de uma assessoria contábil que tenha experiência e seja bem estruturada, para orientar, gerenciar, cuidar e controlar as inúmera variáveis que podem ocorrer neste momento de transição. Estamos disponíveis para assessorá-lo, entre em contato conosco!
