A importância do controle financeiro para clínica odontológica
O controle financeiro para consultório e clínica odontológica é uma das tarefas mais importantes para o gestor, exigindo conhecimento por parte do empresário para que o negócio possa ter lucratividade suficiente para os pagamentos de todas as contas e novos investimentos. Engana-se quem pensa que para o controle financeiro basta conferir apenas o saldo de caixa, constatando que o negócio está oferecendo resultados. Seja um pequeno consultório ou uma clínica odontológica de grande porte, o movimento financeiro é de suma importância para garantir a boa gestão da empresa. Com um controle financeiro efetivo, é possível planejar novos investimentos e oferecer novos serviços que permitam maior fluxo de clientes e, consequentemente, maior produtividade. Para um dentista empreendedor administrar sua clínica ou consultório com tranquilidade é necessário conseguir equilibrar todas as suas tarefas do dia-dia, e isso é praticamente impossível quando existe tantas questões administrativas financeiras e pacientes a serem atendidos. Esse talvez seja o seu principal desafio: administrar o seu tempo e ainda se preocupar com o que é gasto e o que é recebido. Pode até parece difícil, mas não é uma tarefa impossível. A seguir os principais erros na administração financeira da sua clínica odontológica: Misturar contas pessoais com a empresa Em um consultório ou clínica, onde o gestor é o principal profissional, misturar as contas pessoais com as contas do negócio é um erro. O ponto essencial é entender que a empresa é uma coisa e o empresário é outra. É preciso possuir suas contas pessoais e mantê-las de forma independente. Uma boa estratégia para manter o controle é estabelecer um valor de retirada, que seja suficiente para pagar as contas pessoais, colocando essa retirada como uma despesa para a empresa para a sua clínica odontológica e seu consultório ter sucesso. Com o acompanhamento contínuo e efetivo é possível identificar falhas de processo ou dividas entrando em ação antes que o problema se torne grave ou irrevogável. Como são muitos os caminhos de saída, torna-se inviável acompanhá-los de forma manual. Ou seja, a sistematização do processo é a forma mais eficiente de conciliar informações de forma macro e detalhada os indicadores financeiros. Não registrar todas as operações realizadas O registro de operações ajuda a manter o controle sobre a companhia. Somente assim será possível saber se o departamento de compras precisa adquirir mais unidades de determinado produto, o quanto de dinheiro entrou no caixa, o quanto saiu para pagar contas, quantos clientes foram atendidos, qual foi o volume de operações em determinado dia, mês ou ano e etc. Não atualizar o fluxo de caixa O fluxo de caixa contém o registro de todas as transações financeiras realizadas na clínica, como contas a pagar e a receber. Por isso, é extremamente importante que o dentista o mantenha atualizado. Com um fluxo de caixa atualizado é possível verificar se a clínica está sendo rentável. Caso você esteja obtendo prejuízos é o momento de traçar novas metas e fazer um plano de ação. Nenhum negócio sobrevive baseado em perdas! Se você possui dificuldades em lidar com as contas, opte por um software de gestão ele fará todos os cálculos necessários e lhe mostrará qual o lucro ou o prejuízo da sua clínica. Além disso, é mais fácil atualizar os dados nesse sistema. Não estabelecer um valor fixo de pró-labore Defina um valor fixo de pró-labore para cada um dos sócios, inclusive para você. Esse valor pode ser igual para todos ou proporcional ao capital que cada um aplicou na abertura da empresa. Monitorar essa remuneração evita distorções na companhia e brigas entre os sócios. Não fazer um demonstrativo de resultados Um bom demonstrativo consegue fornecer aos sócios um diagnóstico completo dos processos da companhia, incluindo os custos e as receitas além de indicar se a empresa é lucrativa, o demonstrativo te ajuda a entender o porquê. Sem uma análise correta do planejamento financeiro fica difícil prosperar. Ou seja ter um sistema de gestão financeira é essencial para garantir os lucros! Um dos principais profissionais que pode auxiliar a gestão financeira da sua clínica é o contador, profissional que orienta sobre todas as dúvidas financeiras-administrativas da empresa, sendo ele o responsável pela legalização do estabelecimento junto aos órgãos de fiscalização e controle, além de direcionar questões tributárias, trabalhistas e fiscais. Precisando de ajuda entre em contato conosco.
NF-e 4.0: mudanças da nota fiscal eletrônica
Muitas pessoas já ouviram falar mas ainda não sabem exatamente o que muda com a NF-e 4.0 e as novas regulamentações preconizadas pelo Governo Federal para este ano. Por isso, vamos esclarecer as principais dúvidas sobre a Nota Fiscal Eletrônica. Quais são as principais mudanças da NF-e 4.0? Dentre as mudanças está a adoção do protocolo TLS 1.2 ou superior. Pois, a partir dessa versão, o protocolo SSL não será mais o padrão na comunicação, como era até então. Essa medida proporciona mais segurança para as empresas. Quanto a alguns campos da nota, tivemos as alterações a seguir: Campo indicador de presença – adequando-se à nova realidade do comércio, foi adicionada a opção “Operação presencial, fora do estabelecimento”, que diz respeito a vendas ambulantes; Campos relativos ao Fundo de Combate à Pobreza – o novo layout da NF-e irá identificar o valor referente ao percentual de ICMS (conforme o Art. 82 do ADCT da Constituição Federal) nas operações internas ou nas operações interestaduais com substituições tributárias, não atendidas pelos campos criados no Grupo de Tributação do ICMS para a UF de destino; Campo “Grupo Total da NF-e”: será informado o valor total do Impostos sobre Produtos Industrializados (IPI); Grupo “Rastreabilidade de produto” – permitirá rastrear produtos sujeitos a regulações sanitárias, como remédios, bebidas, produtos veterinários e odontológicos. É necessário constar informações de lote e data de fabricação, então os controles de compras e estoques das empresas também deverão conter essas informações; Campo de “Medicamento” – área para informar o código de produto da Agência Nacional de Vigilância Sanitária (ANVISA) para remédios e matérias-primas farmacêuticas. Grupo X -Informações do Transporte da NF-e – alterado para a inclusão de novas modalidades de frete, como o Transporte Próprio por Conta do Remetente e o Transporte Próprio por Conta do Destinatário; Por que mudou a versão da NF-e? O principal objetivo da mudança da Nota Fiscal Eletrônica é facilitar os processos fiscais para as empresas e também para a Secretaria de Fazenda. E com as constantes alterações da SEFAZ há a necessidade da atualização na versão nacional da NF-e, seja para incluir novos cálculos, novos campos ou ainda, adequar-se às mudanças legais. Geralmente essas mudanças ocorrem a cada 1 ou 2 anos, porém a última revisão foi feita em 2014, com a versão 3.1. Quando começam a valer as mudanças? As novidades já estão em vigor, entretanto algumas ainda não são obrigatórias. O ambiente de homologação para testes já está aberto. E a partir de 2 de julho de 2018 a versão 3.10 da NF-e será descontinuada e não será mais possível emitir notas fora do padrão. Preencher incorretamente a nota fará com que ela seja rejeitada, podendo causar problemas para a empresa. Para conferir todos os detalhes da mudança da NF-e 4.0 acesse a Nota Técnica 2016.002 – v 1.20 (atualizada em 31/05/2017) clicando aqui. E para contar com a nossa equipe para uma assessoria contábil profissional e experiente, entre em contato. Receba uma proposta personalizada para a sua empresa.
Características de uma gestão eficiente na área da saúde
Médicos e demais profissionais de saúde que decidem atuar em seu próprio consultório, precisam organizar e executar uma série de tarefas administrativas para manter a empresa sempre em dia com todas as responsabilidades. Mas, como saber se você está fazendo uma boa gestão? Algumas características são essenciais para uma gestão eficiente na área da saúde. Por isso, vamos ajudar você a identificá-las, para aplicar na sua clínica ou consultório. Gestão de processos Um bom gestor deve manter os processos do seu consultório organizado. Para isso, é necessário mapear as funções de cada colaborador e entender de que forma essas atividades interagem entre si. Assim, você saberá tudo que é feito dentro da empresa, poderá propor melhorias e criar fluxos eficientes, para garantir que o atendimento aos seus pacientes seja realizado com qualidade desde o primeiro contato com a clínica. Organização e flexibilidade Assim como em outras áreas que atuam com pessoas, na área da saúde também é essencial que os profissionais tenham flexibilidade, para solucionar problemas e saber como lidar com desafios do dia a dia. Mantenha a organização para ter foco nas metas, mas tenha conciência que mudanças são necessárias em certos momentos. E isso pode ocorrer em qualquer setor da clínica. Por isso, um bom gestor deve acompanhar sempre a rotina de todos. Tecnologias Cada vez mais presente no dia a dia de todos, a tecnologia também é uma grande aliada da gestão na área da saúde. Afinal, são diversas tarefas, pessoas e processos para organizar. E registrar tudo em ferramentas digitais vai ajudar você a poupar tempo e reduzir custos de operação, além de gerar informações importantes para lhe auxiliar na tomada de decisão. Pesquise softwares ou sistemas online que armazenem informações, gerem relatórios e alertas para ajudar você no dia a dia da clínica. Capacitação da equipe Além de contar com profissionais experientes, é essencial mantê-los atualizados quanto aos sistemas e processos implantados na clínica ou consultório. Afinal, se os recursos não forem utilizados corretamente, terá efeito contrário. Ao invés de facilitar a rotina da equipe, irá atrasar os procedimentos e gerar desconforto dos profissionais. Sua clínica ou consultório tem essas características? Faça uma análise interna e avalie o que precisa ser aprimorado. Com uma gestão eficiente na área da saúde, você garante a harmonia na empresa e a qualidade dos processos, facilitando a resolução de problemas que podem surgir a qualquer momento. Quer saber mais e contar com uma equipe de contabilidade experiente e especializada na área da saúde para acompanhar você e sua empresa? Entre em contato com a gente e solicite um orçamento personalizado.
Dicas de gestão contábil e financeira para odontologistas
Odontologistas se dedicam diariamente a cuidar da saúde bucal dos seus pacientes. Mas, também cuida da saúde financeira do seu consultório? Sabemos que administrar uma empresa não é simples. Por isso, separamos algumas dicas de gestão contábil e financeira para te ajudar nessa tarefa. Pra começar, uma dica que pode parecer óbvia, mas muitos gestores não aplicam na prática: separe as contas pessoais das contas do consultório. Quando você mistura suas finanças com as da empresa, não poderá saber qual a real situação de nenhuma das partes. Além disso, você pode correr o risco de cair na malha fina da Receita Federal que, cada vez mais, desenvolve mecanismos avançados para monitorar as movimentações de CPF e CNPJ. E os saques, pagamentos de contas pessoais com a conta bancária da empresa e outras atividades fora do padrão empresarial que não são registradas pela contabilidade, podem chamar a atenção do Fisco e gerar um grande transtorno. Então para evitar estes problemas, separe suas contas. Você também precisa saber qual o custo real da empresa. Para isso, mantenha um registro rigoroso de todas as movimentações financeiras do consultório. Faça uma lista com todas as despesas fixas, como aluguel, telefone, internet, luz, água, salários de funcionários, e com os custos variáveis, como materiais, manutenção de equipamentos e despesas do dia a dia, que podem parecer irrelevantes, mas não são. Registre tudo. Dessa forma, você saberá quanto custa manter o consultório, prevendo gastos dos meses futuros. Também fique atento aos seus recebimentos. Mantenha uma relação completa e atualizada de todo os valores recebidos. Regime tributário Outro ponto importante para a saúde financeira da sua empresa é escolher o regime tributário adequado ao seu perfil, evitando pagar mais impostos do que deveria. A escolha do tipo de empresa e forma de tributação são pontos essenciais para reduzir sua carga tributária e por isso você deve contar com um escritório contábil especializado para odontologistas, para auxiliá-lo nessas escolhas. Falando na importância do contador para a sua empresa, vale destacar que ele é responsável por gerar e declarar informações sobre o patrimônio e movimentações da empresa, relatando a situação financeira da sua empresa. Portanto, seu escritório contábil não irá apenas apurar os impostos e gerar guias de recolhimento para você realizar os pagamentos de tributos. É essencial enviar todas as informações solicitadas pelo seu contador, de forma transparente, para que sua contabilidade seja bem sucedida. Sabemos que a legislação tributária brasileira é complexa e burocrática, por isso, sempre que tiver alguma dúvida, esclareça as informações com seu contador. Conte sempre com um escritório contábil experiente e objetivo, que tire suas dúvidas e mantenha você tranquilo quanto à gestão fiscal, tributária e trabalhista da sua empresa. Quer uma proposta personalizada para odontologistas? Envie uma mensagem para abrir seu consultório ou transferi-lo para a Gomide Contabilidade.
