A importância do controle financeiro para clínica odontológica
O controle financeiro para consultório e clínica odontológica é uma das tarefas mais importantes para o gestor, exigindo conhecimento por parte do empresário para que o negócio possa ter lucratividade suficiente para os pagamentos de todas as contas e novos investimentos. Engana-se quem pensa que para o controle financeiro basta conferir apenas o saldo de caixa, constatando que o negócio está oferecendo resultados. Seja um pequeno consultório ou uma clínica odontológica de grande porte, o movimento financeiro é de suma importância para garantir a boa gestão da empresa. Com um controle financeiro efetivo, é possível planejar novos investimentos e oferecer novos serviços que permitam maior fluxo de clientes e, consequentemente, maior produtividade. Para um dentista empreendedor administrar sua clínica ou consultório com tranquilidade é necessário conseguir equilibrar todas as suas tarefas do dia-dia, e isso é praticamente impossível quando existe tantas questões administrativas financeiras e pacientes a serem atendidos. Esse talvez seja o seu principal desafio: administrar o seu tempo e ainda se preocupar com o que é gasto e o que é recebido. Pode até parece difícil, mas não é uma tarefa impossível. A seguir os principais erros na administração financeira da sua clínica odontológica: Misturar contas pessoais com a empresa Em um consultório ou clínica, onde o gestor é o principal profissional, misturar as contas pessoais com as contas do negócio é um erro. O ponto essencial é entender que a empresa é uma coisa e o empresário é outra. É preciso possuir suas contas pessoais e mantê-las de forma independente. Uma boa estratégia para manter o controle é estabelecer um valor de retirada, que seja suficiente para pagar as contas pessoais, colocando essa retirada como uma despesa para a empresa para a sua clínica odontológica e seu consultório ter sucesso. Com o acompanhamento contínuo e efetivo é possível identificar falhas de processo ou dividas entrando em ação antes que o problema se torne grave ou irrevogável. Como são muitos os caminhos de saída, torna-se inviável acompanhá-los de forma manual. Ou seja, a sistematização do processo é a forma mais eficiente de conciliar informações de forma macro e detalhada os indicadores financeiros. Não registrar todas as operações realizadas O registro de operações ajuda a manter o controle sobre a companhia. Somente assim será possível saber se o departamento de compras precisa adquirir mais unidades de determinado produto, o quanto de dinheiro entrou no caixa, o quanto saiu para pagar contas, quantos clientes foram atendidos, qual foi o volume de operações em determinado dia, mês ou ano e etc. Não atualizar o fluxo de caixa O fluxo de caixa contém o registro de todas as transações financeiras realizadas na clínica, como contas a pagar e a receber. Por isso, é extremamente importante que o dentista o mantenha atualizado. Com um fluxo de caixa atualizado é possível verificar se a clínica está sendo rentável. Caso você esteja obtendo prejuízos é o momento de traçar novas metas e fazer um plano de ação. Nenhum negócio sobrevive baseado em perdas! Se você possui dificuldades em lidar com as contas, opte por um software de gestão ele fará todos os cálculos necessários e lhe mostrará qual o lucro ou o prejuízo da sua clínica. Além disso, é mais fácil atualizar os dados nesse sistema. Não estabelecer um valor fixo de pró-labore Defina um valor fixo de pró-labore para cada um dos sócios, inclusive para você. Esse valor pode ser igual para todos ou proporcional ao capital que cada um aplicou na abertura da empresa. Monitorar essa remuneração evita distorções na companhia e brigas entre os sócios. Não fazer um demonstrativo de resultados Um bom demonstrativo consegue fornecer aos sócios um diagnóstico completo dos processos da companhia, incluindo os custos e as receitas além de indicar se a empresa é lucrativa, o demonstrativo te ajuda a entender o porquê. Sem uma análise correta do planejamento financeiro fica difícil prosperar. Ou seja ter um sistema de gestão financeira é essencial para garantir os lucros! Um dos principais profissionais que pode auxiliar a gestão financeira da sua clínica é o contador, profissional que orienta sobre todas as dúvidas financeiras-administrativas da empresa, sendo ele o responsável pela legalização do estabelecimento junto aos órgãos de fiscalização e controle, além de direcionar questões tributárias, trabalhistas e fiscais. Precisando de ajuda entre em contato conosco.
O que é preciso para registrar seu consultório ou clínica médica?
Muitos médicos, odontologistas e outros profissionais da saúde buscam a nossa equipe para entender melhor e realizar o processo de formalização de uma clínica médica. Por isso, vamos mostrar aqui pra você quais são os principais pontos para registrar seu estabelecimento. Assim como nos demais segmentos, o processo de abertura do negócio se dá com a definição das atividades, elaboração do Contrato Social, definição do regime tributário, inscrição do CNPJ e Inscrição Estadual. Porém, além das etapas tradicionais da abertura da empresa, a clínica médica ou consultório também precisa providenciar outros documentos, como: – Alvará da vigilância sanitária (CMVS); – Cadastro Nacional de Estabelecimento de Saúde – CNES; – LIMPURB. Para realizar o registro na Vigilância Sanitária e receber seu alvará, como pessoa jurídica, será necessário o CNPJ e o Contrato Social. Esse alvará é exigido para todos os profissionais da área da saúde que possuam um estabelecimento para atendimento. Já o Cadastro Nacional de Estabelecimento de Saúde (CNES) é um documento exigido para que os médicos se credenciam aos convênios, conforme as leis e regras da ANS. E o LIMPURB é o documento sobre a coleta de resíduos para estabelecimentos de saúde. Além desses documentos específicos da área da saúde, há também o alvará de funcionamento e o alvará dos bombeiros que, assim como em outros segmentos, também são necessário para iniciar suas atividades. A autorização de funcionamento do Corpo de Bombeiros determina as regras segurança contra incêndios. E para emitir esse documento para o seu estabelecimento jurídico é necessário o CNPJ e alvará de funcionamento, além de precisar estar em dia com seu CRM. A fiscalização é constante e bastante rigorosa em clínicas e consultórios médicos, então mantenha sua documentação sempre em dia. Afinal, caso o fiscal vá até seu estabelecimento e você não tenha esses documentos, terá de arcar com multas, que podem prejudicar seu caixa. Também é importante destacar que os profissionais devem estar devidamente registrados nos órgãos de classe. Deixe sua mensagem para enviarmos uma proposta de formalização da sua clínica médica para você contar com todo o profissionalismo e experiência da nossa equipe nesse processo.
Como manter uma boa gestão da sua clínica médica
A rotina de uma clínica médica é bastante agitada, com muitas urgências e desafios. Por isso, é preciso que a gestão da sua clínica seja dinâmica e organizada, para acompanhar esse ritmo, sem gerar problemas que possam prejudicar seu desempenho. Não há uma regra ou uma fórmula mágica de boa gestão que funcione para todas as empresas, porém há algumas dicas que podem otimizar seu tempo e ajudar na gestão da sua clínica médica, que todos os empresários da área da saúde deveriam considerar. Então confira 3 dicas de ouro abaixo e avalie o que você tem feito e o que ainda deve melhorar na sua clínica médica: 1 – Modernização: É preciso sempre observar se seus processos estão defasados. A tecnologia tem sido uma grande aliada das clínicas. Sistemas informatizados reúnem as informações de clientes em um só lugar, assim como os sistemas financeiros e fiscais podem organizar suas rotinas administrativas, reduzindo a margem de erros. Além disso, como é feito o contato com seu cliente? As mensagens de texto e até mesmo aplicativos podem agilizar confirmação de consultas, por exemplo. Avalie onde a tecnologia pode ajudar você a modernizar sua clínica, otimizar seu tempo e reduzir erros. 2 – Prontuários médicos: Sabemos que a lei exige que os prontuários de seus pacientes sejam arquivados por 20 anos, no mínimo. Por isso, uma boa alternativa é investir no Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP), que soluciona o problema do grande volume físico de arquivos e ainda armazena esses documentos com muito mais segurança e praticidade. E é válido lembrar que, se for investir nesse sistema, é importante verificar se ele já possui a opção de armazenamento legal, ou seja, que pode substituir a documentação impressa que você já possui por versões digitalizadas. 3 – Faltas e desistências dos pacientes: Quando um paciente falta ou desiste da consulta, afeta diretamente as finanças da empresa, além de atrapalhar toda a agenda médica. Por isso, você pode aproveitar algumas estratégias para evitar esse problema. Novamente nesse ponto a tecnologia pode ajudar bastante. Utilizando meios digitais de comunicação, como emails, mensagens de texto ou notificações em aplicativos, para lembrar horários de consultas e exames, é possível reduzir em até 70% o absenteísmo nas clínicas, conforme informações do ClinicWeb. Está pronto para aplicar essas 3 dicas na gestão da sua clínica médica? Analise cada ponto e compare resultados para entender organizar seu consultório e crescer sem riscos. E para a gestão trabalhista, contábil e fiscal, entre em contato com a gente e conte com a nossa equipe especializada no seu segmento.
