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Tudo sobre o Compliance Tributário

08 julho 2021

O conceito de Compliance Tributário está adquirindo uma importância crescente no ambiente empresarial. De fato, o termo compliance tem a sua origem no inglês e está sendo compreendido como “agir de acordo com a regra”.

Nesse sentido, no âmbito dos negócios significa a obrigação de estar em conformidade com o cumprimento de leis e regulamentos internos e externos. Desse modo, é fácil perceber como tem uma grande relevância para o desenvolvimento das atividades empresariais.

Entenda com esse artigo o que é Compliance Tributário, bem como a sua grande relevância para a gestão empresarial em todas as áreas. Principalmente nos aspectos tributários e fiscais.

O que é e para serve o Compliance Tributário

De uma maneira simples, Compliance Tributário deve ser entendido como um conjunto de medidas para garantir a conformidade dos procedimentos fiscais. Ou seja, que o pagamento de tributos e a disponibilização de documentos ao fisco estejam de acordo com a legislação.

Neste sentido, pode ser tido como uma verificação detalhada das informações fiscais da empresa, identificando possíveis erros e incoerências. De fato, é uma oportunidade para a empresa certificar-se da conformidade dos processos e evitar multas por irregularidades.

O objetivo de um programa de Compliance Tributário consiste em avaliar e organizar os processos tributários da empresa de modo a garantir que estão de acordo com as normas.

Como também o mercado está percebendo de forma positiva as empresas que adotam esse programa de conformidade legal. Principalmente porque um programa dessa natureza oferece para as empresas soluções que otimizam o cumprimento das obrigações tributárias.

Segundo dados divulgados pelo Banco Mundial, do estudo intitulado Doing Business, as empresas brasileiras para conseguirem realizar a apuração e pagamento de impostos gastam em média 2600 horas por ano. Ou seja, dez vezes mais do que a média mundial.

A partir destes dados é possível constatar a real complexidade do cenário fiscal e tributário do país. Ou seja, evidencia a necessidade das empresas voltarem a sua atenção para implementação do Compliance Tributário.

Conheça os pilares do Compliance Tributário

Para a implementação de um programa de Compliance Tributário, a empresa deve conhecer os pilares que fundamentam este programa, que são:

Comprometimento

Neste pilar, entra o aspecto de ser estabelecido um alinhamento estratégico das políticas da empresa e o Compliance. Ou seja, é preciso gerar um equilíbrio entre as demandas tributárias da empresa e o propósito do seu negócio e gestão organizacional.

Implementação

Este pilar cuida de formar e envolver a equipe para desenvolver o programa de compliance. Portanto, as responsabilidades devem ser distribuídas bem como as metas designadas.

Monitoramento e medição

Este pilar cuida de avaliar os resultados que estão sendo obtidos a partir da estruturação do programa de Compliance Tributário.

Melhoria contínua

Neste último pilar, ocorre um processo de avaliação detalhada de todo o programa para verificar como evoluiu e o que precisa ser melhorado. De fato, o objetivo é garantir a continuidade do programa de forma assertiva e próspera.

A partir desses pilares são estabelecidos os princípios fundamentais que vão nortear todo o desenvolvimento de um programa. Além disso, orienta para a definição de objetivos e metas e escolha de ações estratégicas a serem implementadas.

Entenda os benefícios advindos do Compliance Tributário

O programa de Compliance Tributário gera muitos benefícios para uma empresa, que são:

1º – Acompanhamento das obrigações a serem cumpridas e seus respectivos prazos;

2º – Estabelece uma forma adequada de armazenar os documentos para comprovação;

3º – Preenchimento da nota fiscal de acordo como as normas tributárias;

4º – Emissão automatizada de guias para o recolhimento de tributos;

5º – Realiza auditoria para identificar possíveis erros e incoerências;

6º – Menor possibilidade de incidência de penalidades fiscais;

7º – Otimização dos processos internos da empresa;

8º – Facilidade de acesso para as informações fiscais;

9º – Diminuição de custos relacionados com os tributos;

10º – Desenvolvimento de uma imagem positiva no mercado.

Tendo em vista esses benefícios, fica fácil observar que um programa dessa natureza gera vantagens para a empresa que estão além das questões tributárias.

O que faz o Compliance Tributário em uma empresa

Para atender ao objetivo de manter a conformidade com a legislação tributária, o Compliance Tributário de uma empresa realiza uma série de tarefas, tais como:

1ª – É responsável por elaborar a memória de cálculo de todos os tributos;

2º – Fica incumbido da emissão de notas fiscais e demais documentos fiscais;

3º – Deve realizar os registros contábeis nos livros correspondentes;

4º – Gerenciar o vencimento dos tributos e seu devido pagamento;

5º – Estar atualizado para uma gestão tributária eficiente e esclarecer possíveis dúvidas sobre a questão tributária na empresa;

6º – Manter o controle dos créditos tributários em Pedidos de Restituição e Declarações de Compensação;

7º – Desenvolver um controle das obrigações principais e acessórias a serem apresentadas;

8º – Manter o padrão das informações exigido pelo Fisco, verificando se as informações estão completas ou consistentes;

9° – Proceder ao armazenamento dos arquivos digitais.

Desse modo, fica fácil perceber a amplitude e importância da atuação desse programa no contexto empresarial, promovendo a conformidade de toda a empresa.

Como implementar o Compliance Tributário na organização

É importante salientar que para colocar em prática um programa de Compliance Tributário é preciso desenvolver algumas ações que estejam de acordo com:

Cenário atual da empresa;
Necessidades do mercado;
Regime tributário adotado pela empresa;
Declarações que precisa dar encaminhamento.

Neste sentido, vamos apresentar alguns passos que são importantes para direcionar esse processo de implantação, que são:

1º – Alinhamento da gestão empresarial com a iniciativa do Compliance Tributário

Este ponto é fundamental uma vez que toda a credibilidade do programa depende do aval e participação da administração da empresa. Principalmente porque vai implicar também em uma mudança de cultura da organização, que deve ser iniciada pela alta direção.

Tendo em vista o alinhamento da gestão, torna-se necessário estabelecer objetivos que sejam consistentes com as prioridades organizacionais. Além de serem objetivos que estejam valorizando a qualidade das informações e a eficiência dos processos.

Por exemplo, podem ser objetivos voltados para a entrega de documentação no prazo e a realização de pagamento antecipado para usufruir de benefícios.

2º – Criar um setor específico para desenvolver o programa

É necessário criar um setor específico para o trabalho de Compliance Tributário. Nesse sentido, é preciso apontar um erro que muitas empresas cometem ao atribuir para área fiscal ou contábil este programa.

Normalmente, estes setores já estão sobrecarregados com as suas próprias atribuições, bem como a sua visão das obrigações tributárias é bastante limitada. Por isso, o mais aconselhável é constituir um setor específico para desincumbir-se do programa.

Além disso, este setor deve trabalhar com autonomia e imparcialidade em suas ações para que possa realizar sua atividade de forma íntegra e eficiente. Sem dúvida, isto é de extrema importância, pois este setor é responsável pelos seguintes aspectos:

Estabelecer os processos mais adequados para a empresa;
Monitorar toda a implantação no ambiente empresarial;
Acompanhar e cobrar o adequado cumprimento das normas.

3ª – A Matriz e a Agenda Tributária para a empresa

Em um programa de Compliance Tributário, o objetivo da Matriz tributária é estabelecer uma ordem jurídico-tributária entre o fisco e a empresa.

Nesse sentido, é possível desenvolver uma avaliação criteriosa dos impostos devidos, bem como da legislação em vigor e das possibilidades de redução de impostos.

Já no caso da agenda tributária, o objetivo é realizar um controle de todas as obrigações acessórias e fiscais, com monitoramento da data de vencimento. Além disso, identificando o responsável pelas declarações e processos.

4° – Utilização de soluções tecnológicas

É importante dar uma atenção especial para as ferramentas tecnológicas para o gerenciamento das informações de modo assertivo. Nesse sentido, deve-se buscar soluções automatizadas para facilitar o controle e acompanhamento das tarefas.

5º – Implementação de ações e normas para a empresa

Este é o momento que efetivamente o processo tem o seu início envolvendo a participação dos gestores, funcionários e auditores. Para que o sucesso do programa de Compliance Tributário seja alcançado é preciso que todos os elementos da equipe estejam alinhados.

Nesse sentido, é importante que as seguintes ações sejam realizadas:

Identificar as necessidades reais do negócio e as falhas corporativas existentes;
Mapear as ideias que oferecem uma solução para esses problemas;
Avaliar e definir as ferramentas a serem utilizadas;
Desenvolver uma análise de riscos;
Elaborar um plano de ação e implementação das mudanças;
Estabelecer metas e formar as equipes de trabalho;
Estabelecer e organizar os canais de comunicação;
Treinar e capacitar os funcionários;
Acompanhar e monitorar o funcionamento do programa;
Rever processos e corrigir problemas ao longo do percurso;
Avaliar os resultados no intuito de estabelecer um processo de melhoria contínua.

Além disso, é importante salientar que o processo de Compliance Tributário é dinâmico. Por isso, necessita de ser continuamente monitorado para manter o alinhamento com as questões legais e as expectativas da empresa.

8 dicas para implementar um programa de Compliance Tributário

Algumas dicas podem favorecer a empresa no desenvolvimento e implementação do seu programa de Compliance Tributário de forma mais assertiva. Uma vez que apontam as melhores estratégias e evitam erros já cometidos anteriormente.

Desse modo, vamos apresentar as seguintes dicas para implementação de um programa de Compliance Tributário de sucesso:

1ª – É de extrema importância que sejam realizados treinamentos, bem como ocorra uma divulgação do programa em sua versão completa para toda a empresa;

2ª – A empresa deve definir padrões de conduta, códigos de ética, políticas e procedimentos internos visando garantir o cumprimento do programa e o esforço conjunto para combater atos ilícitos;

3ª – É de extrema importância o mapeamento dos riscos, bem como o acompanhamento dos processos críticos e manutenção dos registros atualizados;

4º – Definir uma gestão de contratos e serviços de acordo com os níveis de compliance da empresa;

5º – Para as atividades que não tem certificação tornar as inspeções e fiscalizações mais consistentes;

6º – Desenvolver auditorias internas de forma regular;

7º – Criar uma comunicação eficiente a respeito dos instrumentos normativos da empresa;

8º – A gestão de um processo de Compliance Tributário deve ser conduzida por profissionais competentes e qualificados na área.

Estas dicas que foram apresentadas são muito úteis para nortear alguns pontos do programa que não podem ser esquecidos. Além disso, destaca aspectos que podem colocar todo o programa em risco se não forem observados.

Gomide Contabilidade

Apresentamos uma explicação detalhada do que é o Compliance Tributário, bem como seus benefícios e passos para o seu desenvolvimento na sua empresa. É importante salientar que o programa é um dos fatores geradores de competitividade no mercado.

Se tiver interessado e quiser mais informações, estamos à sua disposição.

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